Algemene voorwaarden voor evenementen
HKK Hotel Wernigerode ****
Pfarrstraße 41
38855 Wernigerode
E-mail: info@hkk-wr.de
Toepassingsgebied
1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op overeenkomsten voor de huur van conferentie-, banket- en evenementenruimten van het hotel voor de organisatie van evenementen zoals banketten, seminars, conferenties, enz. en op alle andere aanverwante diensten en leveringen van het hotel.
2. Voor het onderverhuren en opnieuw verhuren van de ter beschikking gestelde kamers, ruimtes of vitrines en voor uitnodigingen voor inleidende gesprekken, verkoop of soortgelijke evenementen is de voorafgaande schriftelijke toestemming van het hotel vereist.
3. De algemene voorwaarden van de organisator zijn alleen van toepassing indien dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen.
Sluiting van het contract, partners, aansprakelijkheid
1. Het contract komt tot stand door acceptatie van de aanvraag (bevestiging) door het hotel aan de organisator; dit zijn de contractpartijen.
2. Indien de klant/koper niet zelf de organisator is of indien de organisator een handelsagent of organisator inschakelt, zijn zij samen met de organisator hoofdelijk aansprakelijk voor alle verplichtingen die uit het contract voortvloeien.
3. het hotel is aansprakelijk voor zijn verplichtingen onder het contract. Deze aansprakelijkheid is beperkt tot tekortkomingen in de prestatie die te wijten zijn aan opzet of grove nalatigheid van het hotel, behalve op het gebied van typische prestaties. Voor het overige is de organisator verplicht het hotel tijdig op de hoogte te stellen van de mogelijkheid van het ontstaan van uitzonderlijk hoge schade.
Diensten, prijzen, betaling
1. Het hotel is verplicht de door de organisator bestelde en door het hotel toegezegde diensten te leveren.
2. De organisator is verplicht de overeengekomen prijzen van het hotel voor deze diensten te betalen. Dit geldt ook voor diensten en onkosten die het hotel aan derden betaalt in verband met het evenement.
3. de overeengekomen prijzen omvatten de respectievelijke wettelijke belasting op de toegevoegde waarde. Als de periode tussen het sluiten van het contract en het evenement langer is dan 4 maanden en als de prijs die het hotel in het algemeen in rekening brengt voor dergelijke diensten stijgt, kan de contractueel overeengekomen prijs dienovereenkomstig worden verhoogd, maar met niet meer dan 10%.
4 Hotelrekeningen zonder vervaldatum zijn volledig betaalbaar binnen 10 dagen na ontvangst van de factuur. Bij te late betaling is het hotel gerechtigd een rente van 5% boven de betreffende basisrente conform §1 van de Wet Overgangspercentages of de opvolgende rente van de Europese Centrale Bank in rekening te brengen. De organisator behoudt zich het recht voor om een lagere schade te bewijzen, het hotel behoudt zich het recht voor om een hogere schade te bewijzen.
5. Het hotel heeft te allen tijde het recht om een redelijk voorschot te vragen. Het bedrag van het voorschot en de betalingsdata kunnen schriftelijk worden overeengekomen in het contract.
6) Het hotel behoudt zich het recht voor om de prijzen aan te passen in geval van een verhoging van de wettelijke btw.
Annulering van het hotel
1. Indien het voorschot niet wordt betaald, zelfs niet na het verstrijken van een redelijke, door het hotel gestelde respijttermijn met waarschuwing tot weigering, heeft het hotel het recht om zich terug te trekken uit het contract.
2. Bovendien heeft het hotel het recht om zich terug te trekken uit het contract om objectief gerechtvaardigde redenen, bijvoorbeeld in geval van
- overmacht of andere omstandigheden waarvoor het hotel niet verantwoordelijk is
omstandigheden maken nakoming van het contract onmogelijk;
- gebeurtenissen onder misleidende of valse informatie
essentiële feiten, bijvoorbeeld de organisator of het doel,
geboekt zijn;
- het hotel redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de
evenement de goede werking, veiligheid of publieke reputatie van het hotel in gevaar kan brengen zonder dat dit te wijten is aan de controle of organisatie van het hotel;
- er sprake is van een overtreding van paragraaf 2 hierboven.
3. Het hotel moet de organisator onmiddellijk op de hoogte stellen van de uitoefening van het herroepingsrecht.
4. De organisator kan geen schadevergoeding eisen van het hotel, behalve in geval van opzet of grove nalatigheid van het hotel.
Terugtrekking door de organisator (annulering)
1. In geval van annulering door de organisator is het hotel gerechtigd de overeengekomen huurprijs in rekening te brengen als het niet meer mogelijk is de kamer opnieuw te verhuren.
2. indien het hotel en de klant schriftelijk een datum voor kosteloze annulering van de overeenkomst zijn overeengekomen, kan de klant de overeenkomst tot die datum zonder aanspraak op betaling of schadevergoeding door het hotel opzeggen. Het herroepingsrecht van de klant vervalt indien hij zijn herroepingsrecht niet voor de overeengekomen datum schriftelijk jegens het hotel heeft uitgeoefend, tenzij vooraf uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen dat de algemene voorwaarden van de klant van toepassing zijn.
3. bij annulering door de klant na ondertekening van het contract of na het verstrijken van de contractueel overeengekomen kosteloze annuleringsdatum is het hotel gerechtigd 35% van de gederfde consumptieomzet aan te rekenen naast de overeengekomen zaalhuur en de kosten voor diensten van derden. Als de klant 21 dagen of minder voor de datum van het evenement annuleert, is het hotel gerechtigd om 70% van de gederfde horecaomzet aan te rekenen.
4. De voedselverkoop wordt berekend volgens de formule: overeengekomen menuprijs plus drankjes vermenigvuldigd met het aantal deelnemers. Als er nog geen prijs is overeengekomen voor het menu, wordt het goedkoopste 3-gangenmenu van de betreffende geldige evenementaanbieding als basis gebruikt. Drankjes worden aangerekend aan een derde van de menuprijs.
5. indien een vaste conferentieprijs per deelnemer is overeengekomen, is het hotel gerechtigd 60% van de vaste conferentieprijs vermenigvuldigd met het overeengekomen aantal deelnemers in rekening te brengen in geval van annulering na ondertekening van het contract of na het verstrijken van de contractueel overeengekomen kosteloze annuleringsdatum vóór de datum van het evenement, en 80% in geval van annulering 21 dagen of meer vóór de datum van het evenement. Als een evenement wordt geannuleerd op de dag van aankomst, heeft het hotel het recht om 100% van het overeengekomen aantal deelnemers vermenigvuldigd met de vaste conferentieprijs in rekening te brengen.
6. Met de aftrek van bespaarde kosten wordt rekening gehouden door de nrs. 3 tot en met 5. Het staat de klant vrij te bewijzen dat de bovengenoemde vordering niet is ontstaan of niet is ontstaan in het gevorderde bedrag.
Wijzigingen in het aantal deelnemers en het tijdstip van het evenement
De berekeningsgrondslag voor het hotel is de 14 dagen vóór
Aantal deelnemers geregistreerd bij de start van het evenement.
1. een wijziging van het aantal deelnemers met meer dan 5% moet ten minste 5 werkdagen voor aanvang van het evenement worden doorgegeven aan de banquetingafdeling; hiervoor is toestemming van het hotel nodig.
2. een vermindering van het aantal deelnemers met maximaal 5% wordt door het hotel erkend bij de facturatie. De punten 4 en 5 zijn van toepassing bij afwijkingen die dit overschrijden.
3. bij een afwijking naar boven wordt het werkelijke aantal deelnemers in rekening gebracht.
4. Als het aantal deelnemers meer dan 10% afwijkt, heeft het hotel het recht om de overeengekomen prijzen opnieuw vast te stellen en de bevestigde kamers te wijzigen, tenzij dit onredelijk is voor de organisator.
5. Als het aantal deelnemers minder dan 14 dagen voor het begin van het evenement met meer dan 25% wordt verminderd, is het hotel gerechtigd 60% van de overeengekomen vaste tarieven of verbruikskosten per geannuleerde persoon (ten opzichte van de oorspronkelijke berekeningsgrondslag) in rekening te brengen.
6. Indien de overeengekomen begin- of eindtijden van het evenement worden verschoven zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het hotel, kan het hotel extra kosten in rekening brengen voor de gereedheid tot uitvoering, tenzij het hotel in gebreke is gebleven.
Kamer
Bij annulering van overeengekomen afzonderlijke overnachtingen (buiten de conferentiepakketten) is de organisator aansprakelijk voor de per geval bestelde kamercontingenten. De contractueel overeengekomen annuleringsvoorwaarden volgens de bevestiging en AV zijn van toepassing. Als deelnemers zelf betalen voor diensten die onder het contract zijn besteld, is de organisator ook aansprakelijk.
Breng je eigen eten en drinken mee
De organisator mag geen eten en drinken meenemen naar evenementen. Uitzonderingen vereisen een schriftelijke overeenkomst met de banketafdeling. In deze gevallen wordt een bijdrage in de algemene kosten in rekening gebracht.
Technische apparatuur en aansluitingen
1. Voor zover het hotel op verzoek van de organisator technische en andere uitrustingen van derden betrekt, handelt het hotel in naam, in opdracht en voor rekening van de organisator. De organisator is aansprakelijk voor de zorgvuldige behandeling en de correcte teruggave van de uitrusting. De organisator vrijwaart het hotel tegen alle aanspraken van derden die voortvloeien uit de beschikbaarstelling van deze uitrusting.
2. Voor het gebruik van de eigen elektrische apparatuur van de organisator op het elektriciteitsnet van het hotel is schriftelijke toestemming van het hotel vereist. Eventuele storingen of schade aan de technische apparatuur van het hotel veroorzaakt door het gebruik van dergelijke apparatuur zijn voor rekening van de organisator, tenzij het hotel hiervoor verantwoordelijk is. Het hotel kan de elektriciteitskosten die voortvloeien uit het gebruik van dergelijke apparatuur vastleggen en in rekening brengen.
3. Met toestemming van het hotel kan de organisator zijn eigen telefoon-, fax- en datatransmissievoorzieningen gebruiken. Het hotel kan hiervoor aansluitkosten in rekening brengen.
4. Als geschikte hoteluitrusting ongebruikt blijft doordat de organisator zijn eigen uitrusting heeft aangesloten, kunnen annuleringskosten in rekening worden gebracht.
5. Storingen in technische of andere apparatuur die door het hotel ter beschikking is gesteld, worden zo mogelijk onmiddellijk verholpen. Betalingen kunnen niet worden ingehouden of verminderd voor zover het hotel niet verantwoordelijk is voor deze storingen.
Verlies of beschadiging van meegebrachte voorwerpen
1. tentoongestelde voorwerpen of andere zaken, waaronder persoonlijke voorwerpen, worden op risico van de organisator in de ruimten van het evenement of in het hotel bewaard. Het hotel aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verlies, vernietiging of beschadiging, behalve in gevallen van grove nalatigheid of opzet van de kant van het hotel.
2. al het decoratiemateriaal dat in het hotel wordt gebracht, moet voldoen aan de brandvoorschriften. Het hotel heeft het recht om hiervan een officieel bewijs te eisen. In verband met mogelijke schade moet de installatie en bevestiging van voorwerpen vooraf met het hotel worden overeengekomen.
3. meegebrachte voorwerpen moeten onmiddellijk na afloop van het evenement worden verwijderd. Indien de organisator dit nalaat, kan het hotel de voorwerpen verwijderen en opslaan op kosten van de organisator. Als de voorwerpen in de evenementenruimte blijven staan, kan het hotel zaalhuur in rekening brengen voor de duur van de bewaring. De organisator behoudt zich het recht voor om een lagere schade te bewijzen, het hotel behoudt zich het recht voor om een hogere schade te bewijzen.
Aansprakelijkheid van de organisator voor schade
1. De organisator is aansprakelijk voor alle schade aan gebouwen of inventaris veroorzaakt door deelnemers aan het evenement of bezoekers, werknemers, andere derden uit zijn gebied of zichzelf.
2. Het hotel kan van de organisator een passende zekerheid verlangen (bijv. verzekering, waarborgsom, garanties).
Slotbepalingen
1. Wijzigingen van of aanvullingen op het contract, de acceptatie van aanvragen of deze algemene voorwaarden voor evenementen dienen schriftelijk te geschieden. Eenzijdige wijzigingen of aanvullingen door de organisator zijn ongeldig.
2. Plaats van uitvoering en betaling is de maatschappelijke zetel van het hotel.
3. De exclusieve bevoegde rechtbank - ook voor geschillen over cheques en wissels - bij commerciële transacties is de maatschappelijke zetel van het hotel. Indien een contractpartner voldoet aan de vereisten van §38 paragraaf 1 ZPO en geen algemene bevoegde rechtbank in Duitsland heeft, is de bevoegde rechtbank de maatschappelijke zetel van het hotel.
4 Het Duitse recht is van toepassing.
5 Indien afzonderlijke bepalingen van deze Algemene Voorwaarden voor Evenementen ongeldig of nietig zijn, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. Voor het overige gelden de wettelijke bepalingen.
