Generelle vilkår og betingelser for arrangementer
HKK Hotel Wernigerode ****
Pfarrstraße 41
38855 Wernigerode
E-mail: info@hkk-wr.de
Anvendelsesområde
1. Disse vilkår og betingelser gælder for kontrakter om leje af hotellets konference-, banket- og eventlokaler til afholdelse af arrangementer som banketter, seminarer, konferencer osv. samt for alle andre relaterede tjenester og leverancer fra hotellet.
2. Fremleje og genudlejning af de udleverede værelser, områder eller udstillingsvinduer samt invitationer til introduktionsforedrag, salg eller lignende arrangementer kræver forudgående skriftligt samtykke fra hotellet.
3. Arrangørens vilkår og betingelser gælder kun, hvis dette udtrykkeligt er aftalt skriftligt.
Indgåelse af kontrakt, partnere, ansvar
1. Kontrakten indgås ved hotellets accept af ansøgningen (bekræftelse) til arrangøren; disse er de kontraherende parter.
2. Hvis kunden/køberen ikke er arrangøren selv, eller hvis en handelsagent eller arrangør er ansat af arrangøren, hæfter de solidarisk med arrangøren for alle forpligtelser, der følger af kontrakten.
3. Hotellet er ansvarligt for sine forpligtelser i henhold til kontrakten. Dette ansvar er begrænset til mangler i ydelsen, der kan tilskrives forsæt eller grov uagtsomhed fra hotellets side, undtagen inden for området typisk ydelse. I alle andre henseender er arrangøren forpligtet til at informere hotellet i god tid om muligheden for, at der opstår usædvanligt høje skader.
Tjenester, priser, betaling
1. Hotellet er forpligtet til at levere de ydelser, som arrangøren har bestilt, og som hotellet har lovet.
2. Arrangøren er forpligtet til at betale hotellets aftalte priser for disse ydelser. Dette gælder også for ydelser og udgifter, som hotellet betaler til tredjeparter i forbindelse med arrangementet.
3. De aftalte priser inkluderer den respektive lovpligtige moms. Hvis perioden mellem kontraktens indgåelse og arrangementet overstiger 4 måneder, og hvis den pris, som hotellet generelt opkræver for sådanne tjenester, stiger, kan den kontraktligt aftalte pris forhøjes tilsvarende, men ikke med mere end 10 %.
4 Hotelfakturaer uden forfaldsdato skal betales fuldt ud inden for 10 dage efter modtagelse af fakturaen. I tilfælde af forsinket betaling er hotellet berettiget til at opkræve renter på 5 % over den respektive basisrentesats i henhold til § 1 i lov om overgang til diskonto eller den tilsvarende efterfølgende rentesats fra Den Europæiske Centralbank. Arrangøren forbeholder sig ret til at bevise lavere skader, hotellet forbeholder sig ret til at bevise højere skader.
5. Hotellet har til enhver tid ret til at kræve en rimelig forudbetaling. Forskudsbeløbets størrelse og betalingsdatoer kan aftales skriftligt i kontrakten.
6) Hotellet forbeholder sig ret til at justere priserne i tilfælde af en stigning i den lovpligtige moms.
Afbestilling af hotellet
1. Hvis forskuddet ikke betales, selv efter udløbet af en rimelig frist, der er fastsat af hotellet med en advarsel om afvisning, er hotellet berettiget til at trække sig ud af kontrakten.
2. Hotellet har endvidere ret til at træde tilbage fra kontrakten af objektivt begrundede årsager, f.eks. hvis
- force majeure eller andre omstændigheder, som hotellet ikke er ansvarlig for
omstændigheder gør opfyldelse af kontrakten umulig;
- begivenheder under vildledende eller falske oplysninger
væsentlige fakta, f.eks. arrangør eller formål,
er booket;
- Hotellet har rimelig grund til at tro, at
begivenhed kan bringe hotellets gnidningsløse drift, sikkerhed eller offentlige omdømme i fare, uden at dette kan tilskrives hotellets kontrolområde eller organisation;
- der er en overtrædelse af stk. 2 ovenfor.
3. Hotellet skal straks informere arrangøren om udøvelsen af fortrydelsesretten.
4. Arrangøren har intet erstatningskrav mod hotellet, undtagen i tilfælde af forsætlig eller groft uagtsom adfærd fra hotellets side.
Arrangørens tilbagetrækning (aflysning)
1. I tilfælde af aflysning fra arrangørens side er hotellet berettiget til at opkræve den aftalte leje, hvis det ikke længere er muligt at genudleje værelset.
2. Hvis hotellet og kunden skriftligt har aftalt en dato for omkostningsfri annullering af kontrakten, kan kunden annullere kontrakten indtil denne dato uden at pådrage sig betaling eller erstatningskrav fra hotellet. Kundens fortrydelsesret bortfalder, hvis han ikke gør brug af sin fortrydelsesret skriftligt over for hotellet inden den aftalte dato, medmindre det tidligere udtrykkeligt er blevet aftalt skriftligt, at kundens generelle vilkår og betingelser skal gælde.
3. Hvis kunden afbestiller efter kontraktens underskrivelse eller efter udløbet af den kontraktligt aftalte gratis afbestillingsdato, er hotellet berettiget til at opkræve 35 % af den tabte forplejningsomsætning ud over den aftalte lokaleleje og omkostningerne til tredjepartsydelser. Hvis kunden afbestiller 21 dage eller mindre før datoen for arrangementet, er hotellet berettiget til at opkræve 70 % af den tabte forplejningsomsætning.
4. Madsalget beregnes efter formlen: aftalt menupris plus drikkevarer ganget med antallet af deltagere. Hvis der endnu ikke er aftalt nogen pris for menuen, anvendes den billigste 3-retters menu i det respektive gyldige arrangementstilbud som grundlag. Drikkevarer opkræves med en tredjedel af menuprisen.
5. Hvis der er aftalt en fast konferencepris pr. deltager, er hotellet berettiget til at opkræve 60 % af den faste konferencepris ganget med det aftalte antal deltagere i tilfælde af afbestilling efter kontraktens underskrivelse eller efter udløbet af den kontraktligt aftalte gratis afbestillingsdato før datoen for arrangementet, og 80 % i tilfælde af afbestilling 21 dage eller mere før datoen for arrangementet. Hvis et arrangement aflyses på ankomstdagen, har hotellet ret til at opkræve 100 % af det aftalte antal deltagere ganget med konferencens faste pris.
6. Fradraget for sparede udgifter er taget i betragtning ved nr. 3 til 5. Det står kunden frit for at bevise, at ovennævnte krav ikke er opstået eller ikke er opstået i den hævdede størrelsesorden.
Ændringer i antallet af deltagere og tidspunktet for arrangementet
Beregningsgrundlaget for hotellet er de 14 dage før
Antal tilmeldte deltagere ved arrangementets start.
1. En ændring i antallet af deltagere på mere end 5 % skal meddeles til banketafdelingen senest 5 arbejdsdage før arrangementets start og kræver hotellets samtykke.
2. En reduktion i antallet af deltagere på maksimalt 5% vil blive anerkendt af hotellet ved fakturering. Punkt 4 og 5 gælder i tilfælde af afvigelser ud over dette.
3. I tilfælde af en afvigelse i opadgående retning vil det faktiske antal deltagere blive opkrævet.
4. Hvis deltagerantallet afviger med mere end 10 %, har hotellet ret til at fastsætte de aftalte priser på ny og ændre de bekræftede værelser, medmindre dette er urimeligt for arrangøren.
5. Hvis antallet af deltagere reduceres med mere end 25 % mindre end 14 dage før arrangementets start, er hotellet berettiget til at opkræve 60 % af de aftalte faste priser eller forbrugsomkostninger pr. afbestilt person (i forhold til det oprindelige beregningsgrundlag).
6. Hvis det aftalte start- eller sluttidspunkt for arrangementet udskydes uden hotellets forudgående skriftlige samtykke, kan hotellet opkræve ekstra omkostninger for at være klar til at udføre arrangementet, medmindre hotellet har begået fejl.
Værelse
Ved afbestilling af aftalte separate overnatninger (uden for konferencepakkerne) hæfter arrangøren for de bestilte værelseskontingenter i hvert enkelt tilfælde. De kontraktligt aftalte afbestillingsbetingelser i henhold til bekræftelsen og de generelle forretningsbetingelser gælder. Hvis deltagerne selv betaler for ydelser, der er bestilt i henhold til kontrakten, er arrangøren også ansvarlig.
Medbring din egen mad og drikke
Arrangøren må ikke medbringe mad og drikke til arrangementer. Undtagelser kræver en skriftlig aftale med banketafdelingen. I disse tilfælde vil der blive opkrævet et bidrag til dækning af faste omkostninger.
Teknisk udstyr og tilslutninger
1. I det omfang hotellet skaffer teknisk og andet udstyr fra tredjeparter til arrangøren på dennes anmodning, handler det i arrangørens navn, på dennes vegne og for dennes regning. Arrangøren er ansvarlig for omhyggelig håndtering og korrekt returnering af udstyret. Arrangøren skal holde hotellet skadesløs for alle krav fra tredjeparter, der opstår som følge af udleveringen af sådant udstyr.
2. Brug af arrangørens eget elektriske udstyr på hotellets elnet kræver hotellets skriftlige samtykke. Eventuelle fejl eller skader på hotellets tekniske udstyr forårsaget af brugen af sådant udstyr skal bæres af arrangøren, medmindre hotellet er ansvarlig for dem. Hotellet kan registrere og opkræve et fast beløb for de elektricitetsomkostninger, der opstår ved brug af sådant udstyr.
3. Med hotellets samtykke har arrangøren ret til at bruge sine egne telefon-, fax- og datatransmissionsfaciliteter. Hotellet kan opkræve et tilslutningsgebyr for dette.
4. Hvis passende hoteludstyr forbliver ubrugt på grund af tilslutning af arrangørens eget udstyr, kan der opkræves et afbestillingsgebyr.
5. Fejl i teknisk eller andet udstyr, som hotellet stiller til rådighed, afhjælpes straks, hvis det er muligt. Betalinger kan ikke tilbageholdes eller reduceres i det omfang, hotellet ikke er ansvarlig for disse fejl.
Tab eller beskadigelse af medbragte genstande
1. Udstillingsgenstande eller andre genstande, herunder personlige genstande, opbevares i arrangementets lokaler eller på hotellet på arrangørens risiko. Hotellet påtager sig intet ansvar for tab, ødelæggelse eller beskadigelse, undtagen i tilfælde af grov uagtsomhed eller forsæt fra hotellets side.
2. Alt dekorationsmateriale, der bringes ind på hotellet, skal overholde brandbestemmelserne. Hotellet har ret til at kræve officielt bevis for dette. På grund af mulige skader skal installation og fastgørelse af genstande aftales med hotellet på forhånd.
3. Eventuelle medbragte udstillingsgenstande eller andet skal fjernes umiddelbart efter arrangementets afslutning. Hvis arrangøren ikke gør det, kan hotellet fjerne og opbevare genstandene for arrangørens regning. Hvis genstandene forbliver i arrangementslokalet, kan hotellet opkræve leje af lokalet, så længe de opbevares. Arrangøren forbeholder sig ret til at bevise lavere skader, hotellet forbeholder sig ret til at bevise højere skader.
Arrangørens ansvar for skader
1. Arrangøren er ansvarlig for alle skader på bygninger eller inventar forårsaget af deltagere eller besøgende, medarbejdere, andre tredjeparter fra hans område eller ham selv.
2. Hotellet kan kræve, at arrangøren stiller passende sikkerhed (f.eks. forsikring, depositum, garantier).
Endelige bestemmelser
1. Ændringer eller tilføjelser til kontrakten, accept af ansøgninger eller disse vilkår og betingelser for arrangementer skal ske skriftligt. Ensidige ændringer eller tilføjelser fra arrangørens side er ugyldige.
2. Opfyldelses- og betalingssted er hotellets hjemsted.
3. Det eksklusive værneting - også for tvister vedrørende checks og veksler - i handelstransaktioner er hotellets hjemsted. Hvis en aftalepartner opfylder kravene i § 38 stk. 1 ZPO og ikke har noget almindeligt værneting i Tyskland, er hotellets hjemsted værneting.
4 Tysk lovgivning er gældende.
5 Skulle enkelte bestemmelser i disse generelle vilkår og betingelser for arrangementer være ugyldige eller ugyldige, påvirker dette ikke gyldigheden af de resterende bestemmelser. I alle andre henseender gælder de lovbestemte bestemmelser.
